Qualquer negócio que procura sucesso e crescimento em seu mercado de atuação sabe que organização é importante. Assim, as operações logísticas se mostram essenciais para ter uma boa estruturação dos processos internos e uma gestão eficiente.
Um setor logístico alinhado pode aumentar as vendas da sua empresa. Na hora de desenhá-lo, planejamento e organização são importantes, mas não é somente isso que garante a eficiência da estratégia; é preciso seguir boas práticas de operações logísticas.
Por meio da operação logística que se pensam as rotinas de forma integrada e padronizada, em que o gestor consegue identificar pontos de economia e redução de desperdícios, sendo possível garantir a integridade dos itens enviados e otimizar o tempo gasto em cada etapa, até que as mercadorias cheguem à casa do consumidor no prazo devido.
Ao mesmo tempo, a qualidade aumenta, tornando os processos muito mais produtivos.
Como utilizar esse conceito de maneira assertiva a ponto de colher todos esses frutos? Primeiro, é necessário conhecer seus objetivos, principais desafios e boas práticas, bem como utilizar as ferramentas certas. É o que vamos abordar a seguir!
Atalhos do conteúdo
O que é gestão de operações e logística?
Gestão de operações e logística trata do controle da entrega de produtos, em qualidade e quantidade corretas, junto de uma utilização consciente de recursos: mão de obra, tempo e capital investido; sempre cumprindo os prazos estabelecidos.
De forma geral, a gestão logística tem três propósitos principais:
- Resguardar a integridade dos produtos;
- Cumprir os prazos de entrega;
- Preservar o meio ambiente.
Assim, tal gestão diz respeito à produção de bens, aos transportes, às entregas no prazo e às pessoas envolvidas em todo o processo logístico.
Quais os principais fundamentos das operações logísticas?
Antes de nos aprofundarmos no assunto, vamos te dar um pouco de contexto, passando pelos principais fundamentos das operações logísticas.
De modo geral, existem três com maior destaque: a armazenagem de produtos, o controle de estoque e o gerenciamento de transportes. Conheça mais detalhadamente cada um:
Armazenagem
Trata-se do controle de entrada, saída e armazenagem de insumos e mercadorias, tendo em mente de quais fornecedores são, para quais clientes estão destinados, para onde vão e, não menos importante, quando sairão.
É uma etapa que envolve cuidado especial quanto às avarias de produtos. A armazenagem engloba todos os processos e funções adotadas por uma empresa, a fim de facilitar a movimentação de produtos no estoque.
Caso você opte por uma companhia terceirizada para cuidar da armazenagem de produtos da sua empresa, o operador logístico será responsável por estocar as mercadorias e cuidar de todo o processo de envio.
Agora, se você vende online e não quer ter preocupação com estoques e formas de entrega, o dropshipping pode ser uma alternativa.
Com essa opção, você fica responsável apenas por intermediar a relação entre o cliente final e o fornecedor da mercadoria. Mas, depois da compra, todo o processo de separação e envio do produto ao cliente é feito diretamente por quem o vendeu.
Controle de estoque
Aqui, o operador logístico tem como foco o acompanhamento de uso e reposição de tudo o que for necessário para a operação em si, como as peças usadas para manutenção de veículos, óleos para motores e pneus, por exemplo.
O estoque diz respeito ao espaço físico onde suas mercadorias ficam guardadas, enquanto esperam pela entrega. Assim, um controle de estoque eficiente permite que você identifique produtos que estejam em falta ou em quantidade reduzida para vendas.
Caso você contrate um operador logístico para essa função, ele será responsável por comprar e repor as mercadorias comercializadas na sua empresa.
Além disso, existem outras maneiras para organizar esse fluxo. Uma opção é estruturá-lo manualmente.
Gerenciamento de transportes
O gerenciamento de transportes corresponde ao acompanhamento de tudo que diz respeito ao processo de entrega das mercadorias.
A empresa que faz o gerenciamento de transportes é responsável pela movimentação física de cargas do ponto de origem até o destino. Para isso, são acompanhados processos importantes, como:
– Planejamento de rotas;
– Rastreamento de veículos;
– Gestão de documentos;
– Controle de custos;
– Acompanhamento de imprevistos, como atrasos, extravios, entre outros.
Se você tem uma loja virtual, pode enviar os seus produtos tanto pelos Correios, quanto por transportadoras.
De modo geral, os Correios custam mais barato, mas demoram para entregar. Já as transportadoras costumam entregar mais rápido, mas têm um serviço mais caro.
Quais são as vantagens da gestão de operações e logística?
A gestão de operações não atinge somente a área logística de um negócio, mas também os âmbitos administrativo, financeiro e de marketing. Assim, as vantagens são:
Mapear despesas
Com o planejamento realizado a partir da gestão de operações e logística, é possível definir com mais assertividade os gastos com frete, embalagens e produtos.
Reduzir custos
Um bom gerenciamento resulta em redução de gastos, já que desperdícios se tornam inexistentes.
Integrar estratégias
Com uma gestão de operações e logística bem realizada, a probabilidade de entregas atrasarem é mínima, o que se torna um diferencial diante da concorrência. Essa característica, pode ser utilizada em divulgações realizadas pela área de marketing.
Fidelizar o público
Encomendas entregues sem avarias e no prazo combinado só podem deixar seus clientes satisfeitos e fidelizados, não é mesmo? Apesar disso, não se esqueça de fazer um acompanhamento pós-venda para entender se ainda há algum aspecto a ser aperfeiçoado.
Boas práticas de operações logísticas
Selecionamos as melhores práticas para quem deseja tornar a operação logística eficiente, visando alcançar excelentes resultados.
Monte um planejamento
Toda estratégia de sucesso começa com um bom planejamento. Para isso, saiba quais são os principais objetivos da equipe (como vender mais e/ou diminuir os custos, por exemplo).
Além disso, determine quais pessoas estarão envolvidas em cada etapa do processo. Tendo essas informações em mãos, trace o planejamento por etapas: da produção à distribuição.
Mapeie os pedidos
É essencial compreender quais regiões o seu negócio atende, com que frequência e intensidade, quais os produtos com maior saída e o período com mais vendas (dependendo da estação ou de uma data comemorativa, por exemplo, as conversões podem atingir diferentes níveis).
Por isso, é importante estar atento a esses períodos a fim de não ter uma demanda maior do que o que você tem em estoque.
Assim, é possível garantir um gerenciamento eficiente de pedidos, além de ter maior organização nas vendas. Em um e-commerce, por exemplo, o produto precisa ser separado, embalado e encaminhado ao destino.
Além disso, é essencial dar baixa do item no estoque, para que seja possível identificar o momento mais oportuno para reposição da mercadoria, e, claro, evitar divulgar e anunciar produtos indisponíveis.
Organize o estoque
A organização de estoque é o que garante bons índices de produtividade e reduz desperdícios, avarias e perdas. E, consequentemente, equilibra os custos operacionais.
Essa etapa compreende:
Armazenagem, através de grupos e categorias de produtos;
Sinalização;
Identificação correta dos produtos;
Realização de inventários periódicos.
Fazer essa gestão com qualidade favorece a previsão de demanda, o gestor precisa se antecipar a certos momentos do próprio mercado, atrelados ao padrão de consumo por períodos.
Para fazer isso, é preciso colher dados suficientes sobre vendas e cruzar essas informações com a quantidade de recursos necessários, bem como o que já está disponível.
Alinhe o processo logístico com fornecedores
É extremamente difícil realizar uma boa gestão de operações e logística sem parcerias confiáveis. Por isso, alinhe a sua estratégia logística com os seus fornecedores para que tudo ocorra dentro do previsto.
Aqui, também, é importante acompanhar o trabalho que está sendo feito. Afinal, se houver algum imprevisto neste fluxo logístico, afetará diretamente o processo de reposição e entrega das mercadorias do seu negócio.
Trata-se de uma forma de melhorar suas parcerias e garantir o melhor custo-benefício em suas compras. Afinal, fazer uma boa gestão de operações logísticas sem parcerias confiáveis é praticamente impossível.
Ao compartilhar e alinhar estratégias, você terá maior controle sobre imprevistos, que costumam impactar fortemente o fluxo logístico, com processos de reposição e entrega de mercadorias afetadas.
Sempre que implementar uma nova rotina, deve avisar seus fornecedores. Do mesmo modo, solicite que, qualquer coisa fora do comum no que foi conversado entre as empresas, seja imediatamente comunicado.
Use checklists digitais
Os checklists são importantes para controlar cada etapa da operação e logística do seu negócio.
Você pode utilizá-lo para:
- Conferir documentos necessários para envio;
- Processo de embalagem e etiquetamento de produtos;
- Monitorar o processo de transporte.
Os checklists digitais são listas automatizadas que você pode personalizar a depender da sua necessidade. Isso faz com que a gestão seja facilitada, uma vez que o sistema é alimentado com dados da operação de forma organizada e padronizada.
Todas as etapas podem ser contempladas pelo uso de checklists para logística. Isso significa uma grande ajuda na hora de controlar saída e entrada de matéria-prima e produtos, por exemplo. Além disso, auxilia na reposição de recursos e expedição de novos pedidos.
O checklist digital também pode ser utilizado nas seguintes situações:
- Utilização de equipamentos, como empilhadeiras, por exemplo;
- Liberação de uma carga;
- Conferência dos documentos necessários;
- Acompanhamento da realização de um inventário.
Ofereça várias opções de fretes
Se você vende pela internet, disponibilizar várias opções de frete é um dos diferenciais na hora da compra.
Existem clientes que estão dispostos a pagar um valor um pouco maior para receber o produto mais rápido. Já outros não têm tanta urgência no recebimento e preferem pagar um valor menor.
Por isso, ofereça diferentes opções de preços, modelos e prazos para que o consumidor possa escolher o tipo de entrega conforme deseja. Essa prática, também, pode auxiliar a diminuir o número de carrinhos abandonados do seu site.
Monitore o transporte
Outra tarefa que merece acompanhamento de perto é o transporte em si. O monitoramento de cargas é essencial para o gestor saber qual é o status de determinada carga, tudo em tempo hábil para tomadas de decisão e criação de ações mais eficazes, garantindo que o prazo acordado será cumprido.
Contudo, o ideal é que o cliente também possa fazer esse acompanhamento pelo rastreamento de suas cargas. Dessa forma, é possível oferecer mais transparência e confiabilidade, aperfeiçoando o relacionamento com os clientes.
Entre as tarefas necessárias para otimizar esse monitoramento estão o acompanhamento de rotas, o conhecimento do status do transporte em tempo real, comunicação com clientes para atualização da localização da carga, entre outros.
Acompanhe indicadores de performance
Assim que as metas de desempenho forem estabelecidas, deve-se debruçar sobre os indicadores de resultados. Os KPIs são ótimas formas de compreender a operação logística em cada um de seus pormenores.
Para isso, é preciso recolher dados da operação e analisar tudo o que foi cumprido e o que deixou a desejar. Percentuais de entregas e coletas realizadas no prazo, tempo de ciclo perdido, índice de devoluções e avarias no transporte, e custo de armazenagem são bons KPIs para acompanhar.
Estude o comportamento de seu cliente
Faça um acompanhamento de como está o comportamento de compras do seu público-alvo. Tente compreender o que ele precisa e com qual frequência. Com isso, você garante o melhor fluxo de operação e logística possível.
Atenção na satisfação do cliente
O acompanhamento do nível de serviço permite avaliar o grau de satisfação com relação aos resultados obtidos em determinado processo. Por exemplo: o nível de serviço de entregas possibilita ao gestor, informação a respeito de quantas cargas foram entregues dentro do prazo, em comparação com o total que foi enviado.
Por meio desse indicador é possível fazer uma análise ainda mais profunda e avaliar os principais gargalos que fazem com que os índices não sejam satisfatórios.
Busque melhorias
As melhorias contínuas são métodos de análises de processos que visam identificar falhas e encontrar soluções para eliminá-las ou minimizar os seus impactos. Assim, é sempre possível otimizar a execução das atividades e obter importantes benefícios.
- Entre as vantagens, estão:
- Redução de desperdícios;
- Redução de custos;
- Aumento dos níveis de produtividade;
- Maior agilidade;
- Mais qualidade.
Quais são os principais modelos de gestão?
Existem diferentes modelos de gestão, entretanto, os mais conhecidos e utilizados são: Logística Integrada, Supply Chain e Just in Time. Conheça as características de cada um:
Logística Integrada
Modelo que consiste em integrar todo o processo logístico interno: da origem do produto até as mãos do consumidor final. A logística integrada organiza as atividades e os fluxos em um único setor, que fica responsável por planejar, implementar e controlar todos os passos do modelo.
Em alguns casos, uma loja virtual pode optar por terceirizar esse processo, por meio de um serviço de order fulfillment.
Supply Chain
Supply Chain (ou Cadeia de Suprimentos, em português) é uma gestão estratégica que serve para integrar todos os atuantes do processo, como: fabricantes, fornecedores, armazéns, distribuidores, varejistas e consumidores.
Esse modelo tem como objetivos:
– Reestruturar formas de distribuição e fornecedores;
– Integrar infraestruturas (desde a produção às entregas);
– Desenvolver novos produtos e tecnologias.
Just in Time
Just in Time (ou Na Hora Certa, em português) é o modelo de gestão que determina que nada deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora. É um sistema que visa a reduzir estoques e custos decorrentes do processo.
Como a gestão logística deve ser avaliada?
A gestão de operações e logística deve ser avaliada por meio de indicadores de desempenho. Os mais utilizados para este processo são:
- Prazos: os produtos são entregues no prazo ou até mesmo antes? Quais não são e por quê? Como você pode otimizar esse tempo?
- Performance das entregas: os produtos chegam aos clientes sem avarias?
- Feedbacks do público: após receberem os produtos, os clientes enviam comentários sobre a entrega e a qualidade dela? (Se os retornos não são tão positivos, anote as sugestões e aplique-as quanto antes);
- Vendas: a taxa de conversão da sua loja está crescendo (ou ao menos se mantendo)?
Gostou das informações? Esperamos que este conteúdo tenha tirado suas principais dúvidas sobre gestão de operações e logística.
